Was gehört in die Fußzeile einer Mail?

Posted by emilio

Seit dem 1. Januar 2007 verlangt der Gesetzgeber auf Grund des „Gesetzes über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG)“, das bestimmte Pflichtangaben nicht nur im Impressum auf der Webseite, sondern auch in der E-Mail-Signatur aufgeführt werden. Dies gilt für geschäftsbezogene E-Mails von Aktiengesellschaften, GmbH, KG, Partnerschaft und die oHG sowie alle anderen Kaufleute, die E-Mails zur Abwicklung ihrer Geschäfte nutzen.

Folgende Angaben sind demnach Pflicht:

  • Die exakte Firmierung inkl. der Geschäftsform.
  • Der Firmensitz mit postalisch korrekter, ladungsfähiger Schreibweise.
  • Das zuständige Gericht
  • Die Handelregisternummer (z.B. HRB / HRB 12345)
  • Die Umsatzsteuer-Ident-Nr. (z.B. DE-000 456 789)
  • Der Name des Geschäftsführers, bzw. Vorstand- u. Aufsichtsrats-Vorsitzende, bzw Inhaber.

Weitere Angaben (Telefon, Fax, Firmenlogo, Abteilung, Webseite, E-Mail-Adresse etc.) müssen nicht zwingend angegeben werden sondern liegen im Ermessen des Benutzers bzw. ergeben sich aus dem Zweck der jeweiligen Mail.

Folgende Personenkreise sind verpflichtet diese Angaben im Mailverkehr zu machen:

  • Einzelkaufleuten (§ 37a HGB)
  • Personenhandelsgesellschaften wie z.B. OHG, KG und GmbH & Co. KG (§§ 125a, 177 a HGB)
  • Gesellschaften mit beschränkter Haftung (§ 35a GmbHG)
  • Aktiengesellschaften (§ 80 AktG)
  • Partnerschaftsgesellschaften (§ 7 PartGG, § 125a HGB)
  • Genossenschaften (§ 25a GenossenschaftsG)

Nicht betroffen sind Freiberufler, Gesellschaften Bürgerlichen Rechts (GbR) und Einzelunternehmer, die keine Kaufleute sind, für die sich aber ähnliche Pflichten aus anderen Vorschriften, z.B. § 15b GewO ergeben können.

Eine Missachtung der Gesetzes kann ein Bußgeld von bis zu 5000EUR zur Folge haben, ferner besteht das Risiko einer Abmahnung durch Mitbewerber oder andere „Abmahnfreudige“.

Braucht man auch einen Disclaimer?
Disclaimer und Vertraulichkeitshinweise sollen den Leser darauf aufmerksam machen, das er die Mail nicht verwerten darf, wenn sie nicht genau für Ihn bestimmt war, er sie also nur zufällig oder versehentlich erhalten hat bzw. ihn informieren, das der Inhalt streng vertraulich zu behandeln sei.

Beispiel:

HINWEIS: Dies ist eine vertrauliche Nachricht und nur für den Adressaten bestimmt. Es ist nicht erlaubt, diese Nachricht zu kopieren oder Dritten zugänglich zu machen. Sollten Sie irrtümlich diese Nachricht erhalten haben, bitte ich um Ihre Mitteilung per E-Mail oder unter der oben angegebenen Telefonnummer.

Solche einseitigen Willenserklärung sind nach gängiger Rechtsauffassung nicht wirksam. Eine entsprechende Verpflichtung kann sich nur durch einen echten Vertrag oder ein entsprechendes Gesetz ergeben. Stattdessen sollte man Mails vernünftig verschlüsseln und/oder signieren.

Quellen: Wikipedia Disclaimer | Signatur , TecChannel